Το πρόβλημα πίσω από το kind reminder που βλέπεις στα επαγγελματικά e-mails

Αναλόγως τι δουλειά κάνεις, καλείσαι καθημερινά να επικοινωνήσεις με συναδέλφους, συνεργάτες και ανωτέρους σου. Οι τρόποι επικοινωνίας πολλοί, όχι απαραίτητα και όλοι δημοφιλείς μεταξύ των εργαζομένων.

Αν είσαι από τους τυχερούς, η επικοινωνία γίνεται μέσω chat, όπου η ανταλλαγή μηνυμάτων είναι πιο άμεση, εύκολη και συνήθως αποφορτισμένη από όποιες επισημότητες, αφού το μόνο που χρειάζεται πολλές φορές, εκτός από το να μην αφήνεις κόσμο στο «διαβάστηκε» και να απαντάς, είναι να βρίσκεις το σωστό emoji για να εκφράσεις την ψυχολογική σου κατάσταση.

Αν πάλι τα e-mails είναι το κύριο μέσο επικοινωνίας με τους συναδέλφους σου, τότε σου έχουμε μία λίστα με όλες τις φράσεις που καλό είναι να αποφεύγεις. Δεν τα λέμε εμείς, οι έρευνες το λένε.

Σύμφωνα με έρευνα της ZeroBounce που δημοσιεύει το Forbes, η επαγγελματική ηλεκτρονική αλληλογραφία έχει εξελιχθεί από ένα εργαλείο παραγωγικότητας σε ένα ψυχολογικό πεδίο μάχης. Ένας στους τέσσερις αισθάνεται άγχος ή υπερβολική πίεση μόλις συγκεντρωθούν 10 αδιάβαστα μηνύματα στο inbox του, ενώ περισσότεροι από τους μισούς Αμερικανούς εργαζόμενους, το 53%, παραδέχονται ότι αποφεύγουν σκόπιμα ορισμένα e-mails για να προστατεύσουν την ψυχική τους υγεία.

Ο ένοχος; Συγκεκριμένες φράσεις που πυροδοτούν παθητική επιθετικότητα (passive aggression) και, σε κάποιες περιπτώσεις, αληθινό πανικό.

Τα δεδομένα δείχνουν ότι ορισμένες φράσεις στα e-mails διαβρώνουν την εμπιστοσύνη, βλάπτουν την ευημερία και τελικά οδηγούν σε επαγγελματική εξάντληση. Η κουλτούρα του «πάντα διαθέσιμος» έρχεται σαν κερασάκι στην τούρτα και επιδεινώνει το πρόβλημα.

Σχεδόν το 40% των εργαζομένων ελέγχουν συνεχώς τα εισερχόμενά τους, ακόμα και όταν αυτό τους προκαλεί άγχος, ενώ παρόμοιο ποσοστό χρησιμοποιεί το ChatGPT για να βελτιώσει τον τόνο τους, αποκαλύπτοντας πόσο πιεστική και φορτισμένη έχει γίνει η επικοινωνία στον χώρο εργασίας.

Προκειμένου να χτίσουμε λοιπόν καλύτερες σχέσεις, μιας και οι περισσότεροι περνάνε μεγάλο μέρος της ημέρας τους στο γραφείο, είναι σημαντικό να ξέρουμε ποιες φράσεις να αποφεύγουμε στα e-mails μας. Όχι για να γίνουμε πιο συμπαθείς. Αλλά για να γυρίζουμε στο σπίτι μας με όσο γίνεται πιο καθαρό μυαλό.

Οι 10 χειρότερες φράσεις και τι μπορούμε να λέμε αντί για αυτές:

«Χρειάζομαι αυτό άμεσα»

Η φράση προκαλεί αμέσως πανικό και τεχνητή αίσθηση επείγοντος. Και αυτό γιατί λείπει το πλαίσιο για πραγματικές προθεσμίες και συχνά κάνει τους παραλήπτες να νιώθουν ότι ασχολούνται συνεχώς με την επίλυση προβλημάτων αντί να κάνουν στρατηγική δουλειά. Μία καλύτερη επιλογή θα ήταν για παράδειγμα: «Μπορείς να το στείλεις μέχρι τις 3 μ.μ. την Πέμπτη;».

«Μπορούμε να μιλήσουμε;»

Επίσης μία ερώτηση που προκαλεί άμεσα άγχος στο άκουσμά της. Χωρίς συμφραζόμενα, οι παραλήπτες υποθέτουν τα χειρότερα και ξοδεύουν ψυχική ενέργεια ανησυχώντας για το ποιο θα είναι το περιεχόμενο της συζήτησης.

Μία αντίστοιχη ερώτηση που ενδεχομένως θα δίνει και λίγα στοιχεία για το θέμα της συζήτησης θα βοηθούσε περισσότερο, καθώς αυτό βοηθά το επιπλέον άγχος και τις υποθέσεις και βοηθά τον παραλήπτη να προετοιμαστεί κατάλληλα.

«Όπως είπα στο τελευταίο μου e-mail»

Αυτή η φράση ακούγεται παθητικά επιθετική και απαξιωτική. Υποδηλώνει ότι ο παραλήπτης απέτυχε να διαβάσει ή να θυμηθεί κάτι σημαντικό, βάζοντάς τον αμέσως σε θέση άμυνας. Μία προσέγγιση που θα ανέφερε ότι ο αποστολέας σπεύδει να κάνει ένα follow-up, «σε περίπτωση που το προηγούμενο μήνυμά μου χάθηκε στο inbox σας», αναγνωρίζει την πραγματικότητα των αλλεπάλληλων εισερχομένων και αφαιρεί την ευθύνη από την εξίσωση.

«Απαιτείται δράση»

Οι εντολές δεν ενθαρρύνουν πάντα τη συνεργασία. Αυτή η φράση ακούγεται περισσότερο αυταρχική, μετατρέποντας τους συναδέλφους σε εκτελεστές εργασιών και όχι πολύτιμους συνεργάτες. Μία καλύτερη επιλογή θα ήταν «Αυτό χρειάζεται προσοχή μέχρι την Παρασκευή» ή «Επόμενα βήματα για συζήτηση», καθώς έτσι διατηρείται ένας συνεργατικός τόνος και ο παραλήπτης του e-mail προσκαλείται να συμμετάσχει και όχι να συμμορφωθεί.

«Επαναλαμβάνω ή κάνω ξανά follow-up»

Η λέξη «επαναλαμβάνω» προσθέτει ένα στοιχείο ενοχής και απογοήτευσης. Δείχνει ότι σας ενοχλεί το γεγονός ότι δεν έχουν απαντήσει, κάτι που μπορεί να βλάψει τη σχέση με τον συνάδελφό σας. Αντί για αυτό θα μπορούσατε να στείλετε ένα email που να αναφέρει μεταξύ άλλων: «Ήθελα να το επαναφέρω στο inbox σας». Αυτή η διατύπωση αναγνωρίζει ότι οι χρόνοι είναι ενδεχομένως στενοί και ακούγεται περισσότερο βοηθητικό παρά κατηγορηματικό.

«Ας το συζητήσουμε εκτός γραφείου»

Αν και η πρόθεση είναι να μεταφέρεις τη συζήτηση σε ένα πιο χαλαρό κλίμα, αυτή η φράση μπορεί να ακουστεί περιφρονητική, ειδικά όταν χρησιμοποιείται σε ομαδικές συζητήσεις.
Μία καλύτερη επιλογή θα ήταν «μπορούμε να προγραμματίσουμε μια γρήγορη κλήση για να συζητήσουμε τις λεπτομέρειες;».

«Δεν είμαι σίγουρος αν το είδες»

Η φράση αυτή φωνάζει passive-aggressive. Υπονοεί ότι ο παραλήπτης είτε σε αγνοεί είτε δεν προσέχει το inbox του. Δοκιμάστε ένα e-mail που θα λέει: «Το ξαναστέλνω σε περίπτωση που χάθηκε μέσα στον χαμό». Αυτή η προσέγγιση υποθέτει καλή πρόθεση από την πλευρά του παραλήπτη και αφαιρεί οποιαδήποτε υπονοούμενα κριτικής.

«Παρακαλώ συμβουλέψτε με»

Αυτή η φράση ακούγεται ψυχρή και τυπική, συχνά επιθετική ή απαιτητική. Μπορεί να κάνει τον παραλήπτη να νιώσει πίεση, αφού απουσιάζει ένα επαρκές πλαίσιο. Μία ερώτηση όπως «ποια είναι η σύστασή σας εδώ;» ή «Πώς θα το προσεγγίζατε εσείς;», είναι σίγουρα καλύτερες.

«Φιλική υπενθύμιση»

Πόσα kind reminder έχετε δει και δεν έχετε αγχωθεί στην καριέρα σας; Σύμφωνα με την έρευνα, δεν υπάρχει τίποτα φιλικό σε αυτή τη φράση. Συνήθως χρησιμοποιείται όταν κάποιος δεν έχει απαντήσει εγκαίρως ή καθόλου, κάνοντάς τη να ακούγεται απαξιωτική και παθητικά επιθετική. Αν θέλετε να στείλετε μια «φιλική υπενθύμιση» προσθέστε και τον λόγο, όπως για παράδειγμα μία ημέρα, καθώς έτσι παρέχεται ένα χρήσιμο πλαίσιο και παραλείπεται η ψεύτικη φιλικότητα.

«Επιστρέφω σε αυτό»

Αυτό το εταιρικό κλισέ ακούγεται κατά βάση κενό, καθώς αποανθρωποποιεί τις επαγγελματικές σχέσεις σε μια σειρά μηχανικών επαναληπτικών επικοινωνιών. Καλύτερη επιλογή θα ήταν το «επιστρέφω στη συζήτηση που είχαμε την περασμένη Τρίτη», μία σαφή αναφορά σε συγκεκριμένο πλαίσιο που κάνει το μήνυμα να ακούγεται προσωπικό αντί για αυτοματοποιημένο και επιδεικνύει γνήσιο ενδιαφέρον.

ΣΧΕΤΙΚΟ ΘΕΜΑ