Πώς θα γράφεις πιο σωστά και σύντομα e-mails
Οι μεγαλύτερες παρεξηγήσεις μέσα σε ένα γραφείο μπορούν να ξεκινήσουν από ένα e-mail που δεν ήταν ξεκάθαρα γραμμένο. Τώρα μπορείς να τις αποφύγεις.
- 27 ΙΑΝ 2021
Το e-mail είναι ο πιο απλός και άμεσος τρόπος για να επικοινωνήσεις με ένα συνάδελφο/συνεργάτη. Παράλληλα, είναι και ένα εν δυνάμει πεδίο αντιπαράθεσης ή/και παρεξηγήσεων πάνω από επίμαχες λέξεις ή προτάσεις που δε διατυπώθηκαν σωστά ή κανείς δεν κατάλαβε το ύφος με το οποίο γράφτηκαν. Το να κατανοήσουμε ξανά, από την αρχή, πιθανές αδυναμίες μας στον τρόπο που επικοινωνούμε ηλεκτρονικά, μοιάζει λίγο με διαδρομή «από Πανεπιστήμιο προς Δημοτικό», αλλά πολλές φορές, είναι απαραίτητο και σώζει από άπειρες ώρες πάνω από μια οθόνη μηνυμάτων χωρίς κανένα αποτέλεσμα.
Αναρωτήσου αν όντως χρειάζεται email
Ένα από τα πιο αστεία/αμήχανα σκηνικά που συμβαίνουν στην καθημερινότητα μιας δουλειάς, είναι οι επικοινωνίες που τραβάνε εις μάκρος, ανάμεσα σε συγκεκριμένα άτομα που βρίσκονται μέσα σε ένα μαζικό e-mail. Ο ένας ρωτάει και ο άλλος απαντάει, ο ένας ζητάει το λόγο και ο άλλος απολογείται – συνήθως γι’ ασήμαντη αφορμή – και αυτός ο φαύλος κύκλος ρολάρει μέχρι όλες οι αντιμαχόμενες πλευρές να καταλήξουν σε ένα συμβιβασμό και ένα συμπέρασμα.
Τις περισσότερες φορές αυτό το γραφικό μπάχαλο ξεκινάει από κάποιο email που δεν ήταν γραμμένο με σαφήνεια κι από κάποιον αποστολέα που αντί να καλέσει τους συνεργάτες του στο τηλέφωνο ή σε κάποιο δια ζώσης meeting, προτίμησε να κάνει ασκήσεις επί χάρτου, με e-mail – δοκιμιακού περιεχομένου και έκτασης. Αν δεις πώς το e-mail σου ξεφεύγει σε έκταση και γίνεται χαώδες, άνοιξε το τηλέφωνο, είναι τόσο απλό.
Ο τίτλος πρέπει να σε βάζει στο θέμα
Όταν βαριόμαστε να γράψουμε ένα email, αυτό φαίνεται κατευθείαν από τον -συνήθως – ασαφή και ακατανόητο τίτλο του. Όμως σε μια καθημερινότητα που ο κάθε συνεργάτης σου έχει να διαχειριστεί ειδοποιήσεις και μηνύματα από δεκάδες εφαρμογές και inboxes, ένας σαφής τίτλος θα κερδίσει αμέσως την αμέριστη προσοχή του.
5-7 προτάσεις, όχι παραπάνω
Ακούγεται αγχωτικός αυτός ο αριθμός αλλά προκύπτει πάρα πολύ εύκολα και δεν κουράζει ποτέ το συνομιλητή σου. Χωρίζεται ως εξής:
Εισαγωγή: Ποιος είσαι (αν πρέπει να συστηθείς) και τι θέλεις να κάνεις (μια σύντομη εξήγηση του τίτλου του email σου).
Λόγος για τον οποίο επικοινωνείς: Αναπτύσσεις ξεκάθαρα το θέμα του mail. Θέλεις να κάνεις ερωτήσεις σε κάποιο άτομο/εταιρεία; Θέλεις να κλείσεις κάποιο ραντεβού; Θέλεις να προσκαλέσεις κάποιον/α σε κάτι; Όλα αρχίζουν και γίνονται σαφή μέσα σε 3-4 προτάσεις.
Context: Εδώ παρέχεις κάποιο στοιχείο, κάτι επεξηγηματικό, που θα βοηθήσει ακόμα καλύτερα το συνομιλητή σου να καταλάβει ποιος είσαι και με τι ασχολείσαι. Εδώ θα αποκαλύψεις κάποιο δείγμα εργασίας ή θα περιγράψεις κάποιο εκπαιδευτικό background αν το email αφορά προσφορά εργασίας. Εδώ θα παραθέσεις κάποιο έξτρα βοηθητικό στοιχείο, αν το e-mail αφορά την εκτέλεση κάποιου project. Αυτό το σημείο μπορεί να έχει έκταση ως και 2-3 προτάσεις.
Επίλογος: Ολοκληρώνεις με μια πρόταση το mail σου. Κάποιοι στο τέλος, για λόγους ευγενείας, γράφουν ΜΦΧ (με φιλικούς χαιρετισμούς), Με Εκτίμηση, Ευχαριστώ πολύ για το χρόνο σου ή οτιδήποτε σχετικό. Αυτό είναι αρκετά θεμιτό, αρκεί να έχεις «διαβάσει το δωμάτιο» και να έχεις αντιληφθεί τον τόνο της επικοινωνίας, ώστε να κλείσεις το e-mail με τον κατάλληλο χαιρετισμό. To «να έχετε μια υπέροχη μέρα!» σε επικοινωνία μέσω e-mail (το έχουμε όντως διαβάσει), είναι προτιμότερο να μην το γράψεις, είναι μια υπερβολή που δεν αρμόζει σε επαγγελματικό mail.
Γίνε σαφής
Οι ερωτήσεις σε κάθε mail πρέπει να είναι σαφείς, να αφορούν ένα συγκεκριμένο θέμα και να γυρεύουν ακόμα πιο ξεκάθαρες απαντήσεις. Σε κάθε διαφορετική περίπτωση, δημιουργείται μια αλυσίδα από e-mails πιο ψηλή και πιο χαοτική και από τον Πύργο του Πειραιά. «Μπορείς να πάρεις άδεια τη «χ» ημερομηνία;» «Θέλεις να πάρεις μέρος σε αυτή την αποστολή;» «Θα μπορούσαμε να έχουμε αυτό το Project τη μέρα που έχουμε συμφωνήσει;» Αυτές είναι ξεκάθαρες ερωτήσεις.
Μια ερώτηση κάθε φορά
Σαφώς μπορείς να γράψεις ένα mail τεράστιας έκτασης, αλλά αυτό στην πράξη δε θα εκτιμηθεί ΚΑΘΟΛΟΥ από τους άμεσους συνεργάτες σου. Όσα bold γράμματα και αριθμημένα requests κι αν περιλαμβάνει αυτό το mail, η ολοκληρωμένη απάντησή του θα είναι πραγματικός πονοκέφαλος. Όταν θέλεις να ρωτήσεις/ζητήσεις πολλά πράγματα ταυτόχρονα, προς διαφορετικά άτομα, μάντεψε ποια ψηφιακή συσκευή μπορείς να ανοίξεις για να επικοινωνήσει μαζί τους.
